Conozca las funciones que realizará el Comité de Simplificación de Trámites Administrativos

A continuación las funciones que cumplirá el Comité de Simplificación de Trámites Administrativos en el MPPPST con el firme propósito de adecuar al Ministerio a una nueva Institucionalidad: dinámica, eficiente y con la noción de servir al público:

• Adoptar medidas que permitan reducir el número de pasos, los requisitos, los documentos, los costos, los tiempos de respuesta.
• Establecer convenios entre instituciones, para facilitar los mecanismos de acceso de información al ciudadano. No trasladar al ciudadano el costo de la información que se pueda adquirir por otros medios o que la institución produce.
• Orientar la coordinación institucional, realizando análisis funcionales de los trámites entre instituciones del mismo sector o entre instituciones de otros sectores.
• Involucrar, en el análisis de los trámites, a los usuarios externos e internos. Ellos podrán ayudar a realizar una mejor labor en la identificación y solución de necesidades concretas.
• Realizar el seguimiento y validación en el desarrollo del plan y sus resultados.
• Incluir y estructurar en la planificación anual de la institución el desarrollo y ejecución del Proyecto Informático de Simplificación de Trámites Administrativos (PISTA).
• Definir y monitorear el plan de acción para el levantamiento y revisión de la información detallada de los trámites y servicios existentes en la institución.
• Definir el plan de acción para el levantamiento y revisión de la información detallada de los trámites y servicios existentes en la institución.
• Realizar un inventario de los trámites e identificar cuáles son los de mayor impacto, es decir, los de mayor frecuencia de uso.
• Identificar los trámites teniendo en cuenta los pasos, requisitos y documentos en las acciones a ejecutar por los usuarios, respondiendo a las siguientes preguntas, ¿Por qué?, ¿Para qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Dónde?
• Promover el uso de las tecnologías de la información (TI) para el desarrollo de las actividades de la institución y su relación con los usuarios.
• Verificar el marco legal de cada trámite partiendo de la norma que lo crea y aquellas que lo modifiquen total o parcialmente.
• A nivel de normativa jurídica debe analizar cada proceso y cada uno de los requisitos de los trámites, y así identificar para cada cuerpo normativo posibles incongruencias, vicios, contradicciones, ilegalidades e inconstitucionalidades en su relación con los procesos y requisitos del trámite.
• Participar en la validación y propuestas de simplificación en función de la experiencia con la interacción con el ciudadano: comportamiento, quejas, recomendaciones, dudas, etc.
• Medir o validar el grado de satisfacción del Usuario.
• Gestionar la participación del poder popular en la elaboración del PISTA.
• Buscar conocer la percepción de los usuarios por medio de la aplicación de instrumentos que permitan obtener información sobre su opinión de los trámites.
• Iniciar el análisis integral de los trámites, teniendo las premisas de la metodología, para fortalecer los mecanismos de mejora de atención al ciudadano respecto de sus relaciones con la Administración Pública (menos colas, mayor agilidad, mejor atención, mayor efectividad, reducción de costos).